印象が良くなるメールの書き方のコツ

こんにちは、wakaです。
好きな場所&自分のペースでWEB制作仕事をしつつ、友達と飲食店経営もしています。

フリーランスとして長年仕事をしていますが、WEBサイトからのお問い合わせや、ご紹介などで、最初に対面ではなくメールからやりとりがスタートすることがよくあります。

その中で、仕事につながったお客さんから、メールのやりとりを褒められることが多かったので話を聞くと、
意外とメールでのやりとりの仕方が、一緒に仕事をしたいかどうかに影響があるのだというのです。

そこで改めてそれらのお客さんに、良かった点を確認し、文章を書くときに自分なりに気をつけているところをまとめてみました。

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日常よりも少しテンションは高めに

伝え方が9割」が大ブレイクした佐々木圭一さんが、文章では「日常よりも少しテンションは高めに」ということをテレビで話されていました。
僕もこれで印象良く受け取ってもらって、仕事になったことが何度かあります。

文章だと、書き手のイメージよりもどうしても堅く、テンションは落ち着いて見えてしまいます。
メールで、どこかぶっきらぼうに感じる相手とやりとりしたことがある人もいるのではないでしょうか。

僕のお客さんも、とてもいい人なのですが、これで失敗した人がいらっしゃいます。
(なぜか関係ない外注先の僕に相談をもらいました。それはそれで嬉しかったですけども笑)

下記で書いていますので、興味があれば読んでみてください。
代理店の社長さんにキレた、ライターさんの話

ポイントでビックリマークを使う

文章内でのテンションの表し方の一つとして、ビックリマークがあります。

ビジネスメールではあまり使わない人も多いかもしれませんが、あくまでポイントで使うことで、やる気やテンションの高さを伝えることができてオススメです。

僕は文章で用件を書いた後、最後の挨拶にひとつだけビックリマークを入れるようにしています。

■ビックリマーク使用の例

・・・・・です。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします!

という感じで、最後の印象付けに、うるさくない程度に入れ込んでいるのですが、何人かのお客さんがここに反応してくれて「いいテンションだよね〜」という意見をもらったことがあります。

ただ、入れどころを間違えると、うるさい印象になったり、
怒ったり急かしたりしている印象になることがありますので、あくまで一箇所くらいポイントで入れるのがオススメです。

あえて「ひらがな」を使う

漢字がずらっと並ぶと、内容はさておき、堅い印象になりすぎることがあります。

堅い印象を与えたい場合や初対面の時などはそれでも良いかもしれませんが、より親しい距離感でやりとりしていきたい場合は、ひらがなを使う(というか、漢字を減らす)のがオススメです。

僕が一番意識して使っているのは、文頭の相手の名前のところです。

例:

山本様 → 山本さま

という感じで使っていますが、どうでしょう。
最初の宛名ということもあり、少し柔らかく、身近に感じるでしょうか。

その他、こんな感じでひらがなに直して、柔らかさを出すことで、読みやすさも向上したりもします。

例:

5年物 → 5年モノ

よろしくお願い致します → よろしくお願いいたします

ご挨拶 → ごあいさつ

使う言葉自体を柔らかくする

ビジネスメールでの話ですが、「お世話になっております。」のような挨拶の仕方を変えるというのもひとつです。

僕は朝に送るメールであれば、どんなに堅いお客さんにでも「おはようございます。」としますし、

最後のあいさつでよくある「何卒よろしくお願い致します」は、

「それでは、よろしくお願いいたします」

にしたりして、あえて柔らかさを出すことが多いです。

もちろん相手との関係や状況にもよるので、そこは踏まえる必要がありますが、少し力が抜けるような文体、というのがあるのも事実なので、うまく使っていくと良いかと思います。

読みやすく整える

伝えることが多い場合など、ズラズラと長文で書くと、読む方はうんざりします。
たまに、必要な情報はもちろんすべて網羅されているのですが、ズラズラと論文のようなメールを送る人がいます。

どうすれば読み手が読みやすいか、を考えた上で、改行や整形された文章であれば、それだけで、相手の負担が減るかと思います。

箇条書きを使う

いくつか選択肢がある質問をするときなどは、ズラズラ書くのでは無く、箇条書きにしましょう。

参考までに、こんな感じです。

×
24日は午前中なら大丈夫で、25日は終日OKです。
26日と27日は17時以降なら大丈夫ですが、いかがでしょうか。


以下の日程であれば空いておりますが、いかがでしょうか。

24日 → 午前中
25日 → 終日
26日 → 17時以降
27日 → 17時以降

罫線で区切る

確定事項や注意すべき内容については、罫線で区切ることで、他の文章に埋もれず、効果的です。
繰り返しになりますが、相手にとって読みやすいこと自体、印象が良いですよね。

例:

イベント日程は下記の通りです。
—————-
日時:4月25日(水) 14:00〜18:00
場所:代々木公園
持ち物:筆記用具、エプロン
—————-

まとめ

印象が良くなるメールの書き方のコツについて紹介しました。
最近では仕事でもLINEやチャットでやりとりすることが多くなり、文章で伝える機会も増えています。

文章だけだと行き違いや認識違いに注意が必要ですが、
普段から、テンションや読みやすさに気をつけてやりとりをしていくことで、文章でもある程度しっかり温度感が伝えられますし、行き違いやすれ違いも減るかと思います。


伝え方が9割
佐々木 圭一 (著)
ダイヤモンド社
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